Ejemplo de presupuesto de catering para 30 personas
Un servicio de catering casi nunca es una sola receta multiplicada por el número de comensales: suele combinar varias elaboraciones distintas, cada una con su propio coste, más personal y logística que no dependen linealmente del número de invitados. Este ejemplo usa valores ilustrativos, no precios reales de ningún proveedor.
Dos elaboraciones para 30 comensales
Supongamos un menú con dos elaboraciones: un plato principal y un postre. Cada una se calcula por separado en su propia hoja, con sus ingredientes, su rendimiento y sus porciones de lote escaladas a las 30 raciones del evento, exactamente igual que en el ejemplo de la tarta por encargo: el coste de cada plato es coste de ingredientes más mano de obra más envase, dividido entre las porciones.
Personal, desplazamiento y alquiler
A diferencia de una tarta, un evento suele añadir horas de personal en el propio servicio, desplazamiento del equipo y, a veces, alquiler de menaje. Estos conceptos no se reparten automáticamente por comensal: se introducen como coste fijo del pedido (gastos generales) o como minutos de mano de obra adicionales, según corresponda, para no aplicar un porcentaje arbitrario sobre el coste de los ingredientes. El detalle de esta distinción entre coste fijo y coste variable está en añadir mano de obra, envases y gastos al pedido.
El coste total del pedido
La hoja de Pedidos del archivo Excel suma el coste de las dos elaboraciones más los gastos generales del evento, y reparte el total entre los 30 comensales para dar el coste y el precio por persona. Si el evento pasa de 30 a 60 personas, cada elaboración se recalcula con su propio factor de escala; el desplazamiento y el alquiler de equipo, en cambio, pueden no duplicarse: revísalos a mano en cada pedido.
Si un ingrediente cambia de precio entre eventos
Si el proveedor sube el precio de un ingrediente entre un evento y el siguiente, el presupuesto ya enviado a un cliente no se reescribe solo: conserva el precio con el que se generó. Cómo actualizar el precio para los próximos cálculos sin tocar presupuestos ya cerrados se explica en actualizar ingredientes sin perder el coste del pedido.
Puedes reproducir un cálculo equivalente en la calculadora gratuita, o comprar la plantilla de catering y eventos para trabajar con varias elaboraciones combinadas en un mismo archivo.